Vorbemerkung
FulDok, der Dokumentenserver der Hochschul- und Landesbibliothek ist im Aufbau befindlich. Die folgenden Ausführungen sind daher zunächst noch vorläufig.

Mit dem Dokumentenserver FulDok bietet die Hochschul- und Landesbibliothek (HLB) allen Angehörigen der Hochschule Fulda die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur Veröffentlichung wissenschaftlicher Dokumente im Internet. Im Rahmen dieses Serviceangebots der HLB werden Dokumente unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung, Lehre und zur allgemeinen Bildung bereitgestellt.
Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte und eindeutige Adressen und können so jederzeit identifiziert und zuverlässig zitiert werden. Alle über FulDok nachgewiesenen Dokumente werden zusätzlich über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Verfügbarkeit der elektronischen Dokumente mindestens für die nächsten 10 Jahre garantiert. Für eine Langzeitarchivierung steht die HLB in Verhandlungen mit anderen Einrichtungen.
Beim Betrieb und der Weiterentwicklung von FulDok werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation oder der Open Archives Initiative (OAI) einbezogen.

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Die HLB strebt die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Mitglieder der Hochschule Fulda veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente an, sofern sie den Qualitätsstandards der Fachbereiche und der HLB sowie formalen Vorgaben entsprechen. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente.
Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung in FulDok steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen.
Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Hochschule Fulda aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich – eventuell nach einer Sperrfrist – auf FulDok zu veröffentlichen.
Daneben werden auf FulDok retrodigitalisierte Bestände der HLB aus inhaltlichern, konservatorischen oder aus Gründen der ortsunabhängigen Benutzung zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen der sich im Aufbau befindlichen Wissenschaftlichen Sammlung Rhön werden auch externe genuin elektronische oder digitalisierte Dokumente angeboten.

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Unter dem Begriff "elektronisches Dokument" wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Künftig wird angestrebt, den Begriff auf multimediale Dokumente, die Audio- und Video-Sequenzen enthalten, zu erweitern.
Ein über FulDok zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es ist zur dauerhaften Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt
• Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen  notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert
• Es entspricht den von der HLB vorgegebenen technischen Parametern

Die Dokumente werden von den Autoren selbst bzw. einem Beauftragten per Formular formal und inhaltlich beschrieben und anschließend in den Dokumentenserver eingestellt.
Nach Eingang der schriftlichen Einverständniserklärung wird das Dokument freigegeben. Die publizierten Dokumente können nicht verändert bzw. gelöscht werden.

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Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über FulDok verbreitet:

• Aktuelle Publikationen sowie Kopien bereits veröffentlichter Publikationen von Mitgliedern der Hochschule Fulda mit wissenschaftlichen Inhalten
• Publikationsreihen der Hochschule Fulda
• Durch Angehörige der Hochschule Fulda herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen
• Abschlussarbeiten von Studierenden der Hochschule Fulda wie Bachelor- oder Masterarbeiten
• Digitalisierte Bestände der HLB
• Externe elektronische oder digitalisierte Dokumente im Rahmen der Wissenschaftlichen Sammlung Rhön

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• Die elektronischen Dokumente werden mit eindeutigen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die HLB nutzt dafür den URN-Service der Deutschen Nationalbibliothek.
• Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über FulDok, den Online-Katalog der HLB, über das Fuldaer Informations- und Literaturportal FILIP, den hessischen Verbundkatalog sowie weitere nationale und internationale Bibliothekskataloge und Suchmaschinen möglich.
• Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt.
• In der Aufbauphase kann die HLB ausschließlich Dokumente akzeptieren, die im pdf bzw. pdf/a-Format abgegeben werden.

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• FulDok wird von der Hochschul- und Landesbibliothek der Hochschule Fulda betrieben.
• Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Hochschule Fulda kostenfrei.
• Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den Dokumentenserver erfolgt eigenständig über das Upload-Verfahren.
• Für jedes Dokument ist eine schriftliche Einverständniserklärung abzugeben. Die Formulare finden Sie hier.
• Ansprechpartner für alle den Dokumentenserver betreffenden Fragen sind
  * Berthold Weiß (Allgemeine Fragestellungen, hauptverantwortlich) - Tel. 9640-953, E-Mail: berthold.weiss@bitte-loeschen.hlb.hs-fulda.de
  * n.n. (Ansprechpartner für technische Fragestellungen) -
  * Genoveva Raatz (Ansprechpartnerin für bibliothekarische Fragestellungen) - Tel. 9640-974, E-Mail: genoveva.raatz@bitte-loeschen.hlb.hs-fulda.de
• Das FulDok-Team erreichen Sie auch per E-Mail.

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Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin. Die Leitlinien des Dokumentenservers der Humboldt-Universität zu Berlin wurden hier als Vorlage benutzt.